Miksi me valitsimme NetSuiten?

NetSuite reaaliaikainen läpinäkyvyys konsernin taloushallintaan Woolman Oy

”Kansainvälisen kasvuyhtiön talousjohtajan rooli on tukea liiketoimintajohtoa tekemään päätöksiä, oikea-aikaisia investointeja ja tasapainoilla rahavirtojen kanssa. Tässä onnistuminen edellyttää kykyä pureutua reaaliaikaisesti konsernitasoilla talouden lukuihin.”

Kaisu Piisilä, CFO, Woolman Oy

Milloin on oikea aika panostaa taloushallinnon ja talouden johtamisen läpinäkyvyyteen?

Kysyimme CFO Kaisu Piisilän kokemusta ICT-alan kasvuyritysten talousjohtajan näkökulmasta, milloin on aika siirtyä kirjanpitojärjestelmistä talousjohtamisen järjestelmiin? Kaisu on ollut ottamassa käyttöön talousjohtamisen järjestelmää sekä Valamis Group Oy:ssä että Woolmanissa. Hänen kokemuksensa mukaan vastaus löytyy arkisista tilanteista, joiden hoitaminen alkaa olla kohtuuttoman työlästä. Viattomat kysymykset kollegoilta aiheuttavat sydämentykytystä mm. seuraavissa. 

Samaistutko näihin tilanteisiin?

✔️ Ensimmäinen tytäryhtiö, yleensä ulkomainen, saa aikaan sen, että kirjanpitojärjestelmissä läpinäkyvyys kokonaisuuteen häviää. Tarkastelu on tehtävä yhtiö kerrallaan ja analyysit sekä raportit on koottava Excelissä, joka altistaa ihmis- ja kaavavirheille.

✔️ Liiketoimintajohdon ”pikainen kysymys, kerro mulle paljon meidän tuotteiden liikevaihto oli viime kuussa?” nostaa hikikarpalot otsalle, koska vastauksen antaminen vaatii useamman yhtiön kirjanpidon tarkastelua ja näistä yhteenlaskemista. Laskutusjärjestelmä kun kertoo vain mitä on laskutettu, ei liikevaihtoa.

✔️ ”Miltä meidän kassatilanne näyttää?” -ei ole yhtään sen helpompi kysymys vastata. Kasvuyhtiöissä kassa on jatkuvan priorisoinnin kohteena. Kassan avulla johtaminen muuttuu lähes mahdottomaksi, koska osto- ja myyntireskontrien tilanne samoin kuin eri yhtiöiden pankkitilin saldot on tarkastettava taas kerran monesta järjestelmästä, ja tilanne muuttuu jatkuvasti.


Mitkä olivat talousjohtajan näkökulmasta merkittävimmät haasteet, joihin lähditte hakemaan ratkaisua?

Meillä, kuten varmaan monissa muissakin yrityksissä taloushallinto nojautui voimakkaasti kirjanpitojärjestelmiin ja loi itse parhaat käytännöt sille, että pystyi tuottamaan raportteja ja analyysejä johtoryhmän ja hallituksen käyttöön. Kun tytäryhtiöitä alkoi olla useampi kuin yksi ja raportointiaikataulut olivat eri ajankohdissa eri maissa puhumattakaan käytössä olevista eri valuutoista, alkoi raporttien työstäminen olla erittäin työlästä. Talousjohtajille yleisesti kuuluu roolissaan rahoituksen hankkiminen kasvun turvaamiseksi, ja aikaa tähän tärkeään työhön oli yhä vähemmän, koska aika meni tietojen koontiin ja jopa yksinkertaiset raportit kuten konsernin tulos ja taselaskelmat vaativat aina käsityötä, eikä tämän käsityönjälkeen päässyt enää porautumaan mistä luvut näille raporteille loppujen lopuksi koostuivat. 

Johdon kanssa yhteinen tavoitteemme oli löytää järjestelmä, joka toisi ratkaisun seuraaviin keskeisiin haasteisiin:

  1. Reaaliaikainen läpinäkyvyys koko konsernitason toimintoihin ja kassaan
  2. Dataa tuote- ja palvelubisneksen liiketoimintojen johtamiseen ja päätöksentekoon
  3. Analyysien, raporttien ja ennusteiden tuottaminen ja päivittäminen johtamisen ja hallitustyön tueksi
Läpinäkyvyys talouden lukuihin NetSuitella Woolman Oy

Haaste 1. Läpinäkyvyys koko konsernitason toimintoihin ja kassaan

Päätimme johdon kanssa, että emme enää tulevaisuudessa tee mitään ylimääräistä käsityötä, vaan etsimme sellaisen järjestelmän, joka tekee työn puolestamme. Halusimme kaikkien tytäryhtiöiden taloustiedot yhteen järjestelmään, jossa eri aikoina syntyvä tieto, vaihtuvina valuuttoina ja vierailla kielillä ei vaikuttaisi kokonaistarkasteluun.

Lisäksi halusimme päästä porautumaan konsernilakanan kautta eri yhtiöiden eri tileille, laskutasolle saakka. Meille oli tärkeää pureutua liiketoimintadimensioihin konsernitasolla, emmekä enää suostuneet pureutumaan tietoihin yhtiö kerrallaan, kuten olimme tehneet kirjanpitojärjestelmien kanssa.  

Tiedon tarve yrityksissä on hyvin moninainen ja riippuen kysyjän roolista, erittäin muuttuva. Siksi halusimme ratkaisun, jolla pystyimme myös vähentämään talousosaajien työtä arjessa pirstaloivia tiedusteluja. Halusimme järjestelmän, johon pystyimme rakentamaan roolipohjaisesti liiketoimintajohdolle yksilölliset näkymät, joista he koska tahansa voivat nähdä kännykän ruudulta heille olennaiset KPI-mittarit. 

Dataa liiketoiminnan johtamisen tueksi NetSuite Woolman Oy

Haaste 2. Dataa tuote- ja palvelubisneksen liiketoimintojen johtamiseen

Hyvällä talousjohtajalla on kyky tukea liiketoimintajohtoa päätöksenteossa. Kun vauhti on kova ja tekeminen jatkuvasti suurennuslasin alla, talouden lukuja hyödyntämällä voidaan tehdä tietoisia valintoja, jotka pohjautuvat dataan eivätkä mututuntumaan. Ajoittain projektipäälliköt pysähtyvät pohtimaan sitä, onko oma työ kannattavaa vai ei –teemmekö me tappiollista bisnestä? Talousjohtajan rooli on antaa perspektiiviä tilanteisiin. 

Yrityksissä, joissa on useampia liiketoimintalogiikkoja, saatetaan ajoittain verrata keskenään vertailukelvottomia asioita. Esimerkiksi tuote- ja palvelubisneksen kustannus- ja ansaintalogiikat ovat hyvin toisistaan poikkeavia, jolloin niiden kannattavuuttakin tarkastellaan eri lähtökohdista. Sen sijaan, että oltaisiis hätäisesti menossa kohti ”kill your darlings” -ratkaisuja, oikeampi tarkastelu voi olla ”understand your darlings” ja kurssata toimintaa ymmärryksen peruspohjalta.

Liiketoimintajohdon kanssa lukujen äärelle pysähtyminen on kokonaistalouden suunnittelun kannalta tärkeää. Se auttaa talousjohtoa ennakoimaan rahoitustarpeita ja rytmittämään investointeja oikea-aikaisesti. Tähän haluttiin löytää ja käyttää myös enemmän aikaa. 

Analyysejä liiketoiminnasta NetSuitella Woolman Oy

Haaste 3. Analyysit ja raportit hallituksen kokouksiin

Talousjohtajan vastuulla on valmistella johdon lisäksi hallitukselle ja omistajille säännöllisesti talouskatsauksia. Ennen NetSuiten käyttöönottoa tieto hallituksen kokouksiin koostettiin eri järjestelmistä, joissa se sijaitsee paikallisen kirjanpitokäytännön mukaisesti eri paikoissa tilikartoilla, vieraskielisinä vienteinä ja paikallisena valuuttana. Työ oli erittäin aikaa vievää, eikä kaikki huolellinen työstäminenkään ehkäissyt sitä, että joskus luvut eivät täsmänneet, mikä on ymmärrettävästi jokaisen talousjohtajan painajainen.

Tavoite oli päästä tilanteeseen, jossa tiedot saadaan yhdestä järjestelmästä, yhdellä kielellä, ja saman tilikartan kautta tarkasteltuna kaikista yhtiöistä. Myös valuuttaeroista haluttiin eroon konsernitason tarkastelussa. Tällä kaikella haluttiin vähentää käsityötä ja siitä aiheutuvaa selittämistä, sekä eliminoida manuaalisen työn virheiden mahdollisuudet. Tarve raportoinnille on jatkuvaa. Siksi halusimme järjestelmän, joka tukisi säännöllistä raportointia ja olisi myös näppärä uusien raporttien luomisessa.

Miten vertailitte järjestelmiä ennen NetSuite päätöstä?

Minä käytin itse paljon aikaa erilaisten järjestelmien vertailuun. Suurin oivallus itselleni oli ymmärrys siitä, että valtaosa järjestelmistä, joihin tutustuin, oli oikeastaan lähinnä kirjanpitojärjestelmiä tai sitten ERP painoitteisia. Me halusimme talousjohtamisen järjestelmän, joka palvelisi kansainvälisesti kasvavaa konsernia. Kun perehdyin syvällisesti NetSuiten talouden hallinnan toimintoihin ja näin käytännössä, kuinka pääsisimme pureutumaan liiketoimintadimensioihin reaaliaikaisesti konsernitasolla, teimme päätöksen edetä NetSuiten käyttöönottoon.

Mitkä ovat tärkeimpiä oppeja NetSuite -käyttöönotosta?

Kun esitimme kysymyksen Kaisulle, hänellä oli selvä lista asioista, jotka tulee ottaa huomioon. Käyttöönoton tehneenä ja henkilökohtaisesti oppineena, tässä on Kaisun lista tärkeimmistä opeista.    

✔️ Lue ja laadi sopimus huolellisesti. Erityisesti kiinnitä huomiota siihen, missä vaiheessa käyttöönotto on valmis ja yhteistyö siirtyy ylläpitovaiheeseen. Kun asiat on kirjattu selkeästi, on molempien osapuolten helppo pitää kiinni sovitusta. Jos mahdollista määritä erikseen, kuinka toimitaan tilanteissa, joissa toimittaja on luvannut, että toiminnot ovat valmiina (esim. ALV-tilikartat kansainväliseen toimintaan), ja käykin ilmi, ettei niitä olekaan valmiina yhteen tai useampaan markkinaan.

✔️ Varmista sopimuksessa, että käyttöönottovaihe on valmis vasta kun kaikkien tytäryhtiöiden tiedot ovat NetSuitessa. Pelkän emon tiedoilla ei vielä päästä tavoiteltuun lopputulokseen.

✔️ Keskeneräistä ei kannata ottaa käyttöön missään yhtiössä.  

✔️ Siirtyminen vanhasta järjestelmästä uuteen kannattaa tehdä selkeästi. Historiatieto säilyy vanhassa järjestelmässä ja alkusaldot viedään NetSuiteen. Näin päästään selkeästi liikkeelle uudella järjestelmällä ja aletaan luoda kokonaan uudet, yhteiset käytännöt.

✔️ Kokemus on osoittanut, että siirtymä kannattaa tehdä yhtiö kerrallaan. Talousdataa juoksee joka yhtiössä sisään koko ajan, ja sen vierellä ei ole kiva juosta, jos kaikki ei toimikaan kuten suunniteltiin

✔️ Valmistaudu siihen, että konsernilaskenta ja konsernikirjanpito tulee rakentaa itse, palvellakseen yrityksen tarpeita, tai ainakin siinä on oltava itse tiivisti mukana. Tämä on kohta, johon kannattaa käyttää aikaa siinä vaiheessa, kun neuvottelee eri toimittajien kanssa. Erot kyvyssä rakentaa konsernikohtaista ovat suuria toimittajien kesken.

✔️ Pidä kiinni omasta lähtökohdastasi ottaa Netsuite -järjestelmä käyttöön! Meille tärkeintä oli saada talousjohtamisen järjestelmä, jolla saadaan konserniraportointi ja jolla hoituu myös kirjanpito. Moni toimittaja lähestyy Netsuitea kirjanpidon kautta, jolloin talousjohtamisen rooli ja tarpeet helposti jäävät lapsipuolen asemaan. Pyydä toimittajilta referenssejä asiakkaista, joille he ovat rakentaneet kansainvälisten yhtiöiden Netsuite -valmiudet talousjohtamiseen ja kysy asiakkailta onnistumisista.

✔️ Tee itsellesi selväksi se, oletko samalla ulkoistamassa kirjanpidon Netsuite -toimittajalle, vai haluatko päättää kirjanpidon toteutuksesta myöhemmin. Vastaamalla tähän kysymykseen osaat paremmin vertailla toimittajien lähtökohtia Netsuiten käyttöönotossa. Jos olet ulkoistamassa kirjanpidon, muista, että vastuu kirjanpidosta siirtyy kirjanpitäjätaholle vasta kirjanpidon vaihtumispäivän jälkeen.

✔️ Valmistaudu siihen, että oman työn määrä Netsuite -käyttöönotossa on suuri. Kyse on merkittävästä hankinnasta, jolloin roolia ja vastuuta käyttöönotosta ei voi ulkoistaa. Pidä oma visio tavoitetilasta koko ajan kirkkaana.

✔️ Netsuite yksistään vielä ole yhtä automatisoitu, kuin monet kirjanpitojärjestelmät, joita pohjoismaissa käytetään. Vertaile toimittajia myös sen mukaan, millaisia lisäpalveluita tai kehityspalveluita he pystyvät tarjoamaan NetSuiteen pitkällä aikavälillä.

✔️ Pyydä toimittajilta asiakasreferenssejä ennen toimittajavalintaa.

”Jos jossain, niin talousjohtamisessa haluaa löytää sellaisen kumppanin, joka aidosti pitää kädestä kiinni, tukee sekä käyttöönottoa, että myös NetSuiten tehokasta käyttöä jatkossa.”

 

NetSuite -kumppani, joka aidosti pitää kädestä kiinni Woolman Oy

Suosittelisitko NetSuitea ratkaisuksi muille?

Kyllä, täysin varauksetta. Kun kerran pääsee maistamaan sitä herkkua, että voi avata konsernilakanan ja pureutua minkä tahansa yhtiön toimintoihin tili- ja laskutasolla yhdestä konsernilaskelman luvusta, ei voi enää hyväksyä muunlaista tapaa.

Talousjohtajan rooli on yksinäinen, odotukset ja vastuu ovat suuret. Onnistuakseen tehtävässä on valittava sellainen järjestelmä, joka tukee talousjohtamisessa onnistumista.

Minulle onnistuminen on sitä, että minulla on aina reaaliaikainen läpinäkyvyys siihen miten meillä menee. Tasapainoilu kassan kanssa onnistuu näkemällä ajantasaisen osto- ja myyntilaskujen tilanteen konsernitasolla, ja kaikkien pankkitilien saldot yhdessä valuutassa yhdestä näkymästä. Minun on mahdollista tehdä priorisointia niistä lähtökohdista, jotka meille ovat tärkeitä.

Yksi vetovoimatekijä siirtyä CFO:n rooliin Woolmanille oli NetSuite -osaaminen, jota meillä kasvatetaan voimakkaasti ja jossa meillä on kymmenen hengen kehitystiimi. Osallistun itse asiantuntijaroolissa NetSuite -kehitykseen, koska kolmessa maassa toimivien tytäryhtiöiden toiminta nostaa jatkuvasti esiin tuote- ja palveluliiketoiminnan tarpeita, joihin kehitämme ratkaisuja.

Saako sinulta kysyä Netsuite -kokemuksista?

No kyllähän sitä on itsekin tullut kysyttyä muilta apua ja kokemuksia, niin tottahan minäkin voin vastata kokemukseni perusteella NetSuite -kysymyksiin. Omat kokemukseni ovat nimenomaan SAAS-palvelujen ja ICT alan yrityksistä ja nämä tunnen parhaiten. Mutta lopulta talous on taloutta, onpa sitä sitten tuotannollinen tai pilvipalveluyritys.

Oletko halukas keskustelemaan lisää?

Ota yhteyttä

Tutustu NetSuiten käyttöönottoon Woolmanin kanssa

 

MISTY PATHUIS, CONTENT CREATOR, WOOLMAN